En rask gjennomgang av krav og prosedyrer
For å deponere et digitalt depot til IKA Kongsberg stilles et sett med krav. E-depot arbeider med å forenkle og automatisere denne prosessen for fremtidige deponeringer. Første steg av forenklingen er en funksjon for digital overføring av materiale fra kommunen til depot.
Under følger en svært forenklet stegvis liste over punkter som er viktig i en deponering:
1. Det må gjøres en avtale med depotet
Avtalen skal inneholde et minimum av informasjon om systemet. Denne definerer også hvilket ansvarsforhold som ligger mellom kommunen og depotet i deponeringsperioden, altså før arkivet er ferdig sikret, og godtatt av depotet. Denne avtalen må være signert av begge parter før en deponering kan forekomme.
2. Det må gjøres et arkivuttrekk
For at depotet skal kunne sikre informasjonen over lang tid, må arkivinformasjonen gjøres uavhengig av programmet det er laget i. Dette gjøres enten ved å ta et Noark-uttrekk, der standarden gjelder, eller som et Siard-uttrekk. Dette uttrekket skal inneholde all metadata og alle arkivdokumenter som skal avleveres. Noark-uttrekk gjøres ofte i samarbeid med en leverandør, mens Siard-uttrekk kan gjøres med programmet Spectral Core Full Convert.
3. Arkivet må pakkes som en standardisert arkiv innleveringspakke (SIP) i Arkade 5
For å sikre at deponeringen inneholder et minimum av metadata, som er påkrevd for å kunne verifisere og sikre arkivet, skal alle uttrekk pakkes med Arkade 5. Dette programmet, sørger for at uttrekket blir pakket som en DIAS-pakke, i en .TAR-fil og at det blir produsert en informasjonsfil med metadata og verifikasjonskode. Dette er vesentlig for at depotet skal kunne garantere for autentisiteten på arkivet ved deponering. Arkade 5 kan du lese om, og laste ned fra denne siden.
Arkade 5 lenke
4. Overføring gjøres ved hjelp av IKA Uploader
Programmet IKA Uploader kan lastes ned fra denne siden, og benyttes for å overføre arkivet til IKA Kongsberg. Det er .tar-filen fra Arkade 5 som skal sendes med denne funksjonaliteten. Informasjonsfilen som blir produsert ved siden av .tar-filen skal sendes til e-depotansvarlig per e-post. IKA Uploader er et program som må installeres og kjøres på overførers maskin. Den sørger for sikker og effektiv overføring av arkivet, uten å måtte fysisk flytte arkivuttrekket på en ekstern harddisk eller lignende.
5. Depotet kvitterer for mottak, og starter behandling av arkivet.
Arkivet behandles så i henhold til gjeldene rutiner for den typen system som er levert. Endelig bekreftelse på godtatt deponering kommer skriftlig til kommunen.